ПОЛІТИКА КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ

RASASC Guildford Ltd (RASASC) надає інформацію та послуги підтримки для будь-кого з усього графства Суррей віком від 13 років, який зазнав сексуального насильства або зґвалтування (а також членів їхніх сімей і друзів), або хто постраждав від сексуального насильства в будь-який час свого життя. життя.

Ми прагнемо захищати будь-яку особисту інформацію, яку ви нам надаєте. Будь-яка особиста інформація, яку ви надаєте, буде оброблена способами, описаними в цій політиці конфіденційності.

Як ми використовуємо вашу інформацію

Ця політика конфіденційності пояснює, як ми збираємо інформацію, що ми з нею робимо та які права ви маєте на неї. Це стосується інформації, яку ми збираємо про:

люди, які користуються нашими послугами, наприклад постраждалі та члени сімей, які постраждали від злочину; люди, яких ми повідомляємо відповідно до Закону про захист даних 1998 р., наприклад служби екстреної допомоги у разі занепокоєння щодо безпеки. прихильники RASASC, наприклад, спонсори; донори, волонтери

RASASC отримує інформацію про постраждалих від організацій, які направляють, які отримали згоду постраждалих на це. До цих організацій належать поліція, центр надання допомоги жертвам сексуального насильства (SARC), лікарі загальної практики, житлові асоціації та інші служби. Постраждалі також можуть звернутися до себе.

Коли RASASC встановлює перший контакт із постраждалим, ми отримаємо вашу згоду перед збором та обробкою подальшої особистої інформації. Ми використовуємо отриману інформацію лише для надання послуг підтримки особам, які пережили зґвалтування чи сексуальне насильство. Наприклад, ми використовуватимемо надану вами контактну інформацію, щоб зв’язатися з вами, і використаємо іншу надану вами інформацію, щоб оцінити вашу потребу в підтримці.

Інформація, яку ми збираємо про вас

Ми збираємо частину або всю наведену нижче інформацію відповідно до відповідної мети:

ваше ім’я, ваші контактні дані (включаючи поштову адресу, номер телефону, адресу електронної пошти), вашу дату народження, вашу стать, інформацію про ваше здоров’я, необхідну для оцінки вашої придатності до наших послуг, інформацію, пов’язану з іншими агентствами, що надають підтримку/послуги, вік, національність, етнічну приналежність, сімейний стан, для для цілей моніторингу, якщо ви станете волонтером для нас або подасте заявку на роботу в нас, інформація, необхідна для обробки заявок і оцінки придатності (яка може включати такі речі, як статус зайнятості, попередній досвід залежно від контексту, а також будь-які непогашені кримінальні судимості або незавершені судові справи, які у вас можуть бути)

Персональні дані та конфіденційні персональні дані

Відповідно до законодавства про захист даних певні типи особистої інформації належать до особливої категорії, оскільки вони вважаються більш конфіденційними.

Визначення конфіденційних персональних даних — це дані про расове чи етнічне походження, політичні погляди, релігійні чи філософські переконання, членство в профспілках, генетичні дані, біометричні дані, дані про здоров’я або дані про статеве життя чи сексуальну орієнтацію особи.

Ми збираємо інформацію такого типу, лише якщо для цього є чітка причина.

Як використовується ваша інформація

RASASC використовує інформацію, яку ви нам надаєте, для однієї або кількох із наведених нижче цілей:

надавати вам послуги чи інформацію, про які ви запитували, щоб зрозуміти, як ми можемо покращити наші послуги та інформацію, щоб надсилати вам листування та спілкуватися з вами, щоб вести облік ваших стосунків з нами, щоб сприяти нашим благодійним цілям, щоб створювати звіти про нашу роботу, послуги та події, щоб опрацьовувати заявки. для фінансування, щоб захистити наших співробітників, волонтерів і постраждалих, які користуються нашими послугами, щоб вимагати подарункової допомоги на пожертви, щоб обробити вашу заявку на роботу або волонтерську роль, щоб адмініструвати наш веб-сайт і контролювати використання веб-сайту, щоб підтримувати збір коштів на основі спільноти та заходи, щоб перевіряти та адмініструвати наші облікові записи, щоб надсилати прихильникам інформаційні бюлетені та маркетингова інформація про наші проекти та діяльність із збору коштів, якщо ми маємо вашу згоду

Кому надається ваша інформація

RASASC може розкрити особисту інформацію, якщо цього вимагає закон, і, якщо це можливо, ми повідомимо вас про наші зобов’язання перед тим, як це зробити. Наприклад, державним органам для цілей оподаткування або правоохоронним органам для запобігання та виявлення злочинів, якщо такі органи нададуть нам відповідний запит у письмовій формі. Для всіх послуг, які ми надаємо, RASASC, можливо, буде змушений порушити конфіденційність, якщо ми вважаємо, що ваші життю чи чиємусь іншому загрожує небезпека. У таких ситуаціях нам може знадобитися повідомити поліцію чи місцеву владу, але ми завжди спробуємо поговорити з вами, перш ніж передати цю інформацію. Статистична інформація про наші послуги надається спонсорам та іншим авторитетним третім сторонам, а також для інших законних цілей. Ця статистика не включатиме жодної особистої інформації.

Як довго ми зберігаємо вашу інформацію

Ми зберігатимемо вашу інформацію лише до тих пір, поки це розумно та необхідно для відповідної діяльності, яка може полягати у виконанні наших статутних зобов’язань і для існуючої належної практики. Деталі нашої політики збереження даних наведено в Додатку A.

Правова основа використання вашої інформації

Існує кілька законних підстав обробки персональних даних:

Згода – ми повинні отримати згоду якнайшвидше та переконатися, що вона чітка, чітка та конкретна. Контракт – у нас є підстави використовувати вашу особисту інформацію, коли ми укладаємо з вами контракт або виконуємо наші зобов’язання за цим контрактом. Зобов’язання – у нас є підстави для використання вашої особистої інформації, якщо це необхідно для дотримання одного з наших юридичних або нормативних зобов’язань. Життєво важливі інтереси – у нас є підстави для використання вашої особистої інформації, коли це необхідно для захисту життя чи здоров’я. Громадське завдання – у нас є підстави для обробки персональних даних під час виконання офіційних повноважень або виконання конкретного завдання в суспільних інтересах. Законні інтереси – у нас є підстави використовувати вашу особисту інформацію, якщо це обґрунтовано необхідно для нами (або іншими) для цього та в наших/їх законних інтересах (за умови, що інформація використовується для справедливості та не впливає надмірно на ваші права) Дані спеціальної категорії – коли ми використовуємо конфіденційну особисту інформацію Дані про кримінальні правопорушення – Для обробки особистих дані про кримінальні засудження або правопорушення, ми повинні мати як законну підставу згідно зі статтею 6, так і юридичні повноваження або офіційні повноваження для обробки відповідно до статті 10.

Ваші права

Ви маєте певні права щодо особистої інформації, яку ми зберігаємо про вас:

отримувати інформацію про те, як і чому обробляються ваші персональні дані, отримати доступ до ваших даних, виправити ваші дані, видалити ваші дані, обмежити обробку ваших даних, переносити дані, заперечувати проти обробки ваших даних, не підлягати повністю автоматизованому прийняттю рішень, включаючи профілювання

Будь-які запити щодо прав на інформацію обробляються спеціалістом із захисту даних. Запит має бути поданий у письмовій формі, і на ваш запит (включно з наданням інформації про те, чи застосовуються права в конкретних обставинах) буде надано відповідь протягом застосовного встановленого законом періоду часу. Якщо ми не впевнені у вашій особистості, ми можемо вимагати від вас надати додаткову інформацію, щоб ми могли підтвердити вашу особу.

Печиво

Файли cookie — це фрагменти інформації, які веб-сайт передає на ваш жорсткий диск для зберігання та іноді відстеження інформації про вас. Більшість веб-браузерів автоматично приймають файли cookie, але за бажанням ви можете змінити свій браузер, щоб запобігти цьому. Вимкнення файлів cookie може призвести до втрати функціональності під час використання нашого веб-сайту.

Файли cookie допомагають нам покращувати наш веб-сайт і надавати кращі послуги.

Скарги

Кожен, хто вважає, що RASASC порушив закон, може подати скаргу. Скарги щодо обробки персональних даних слід подавати уповноваженому із захисту даних.

Додаток A – Зберігання даних

КНИГИ АВАРІЙ, ЗАПИСИ, ЗВІТИ

3 роки з дати останнього запису (або, якщо в ДТП сталася дитина/молодий дорослий, то доки ця особа не досягне 21 року). Особливі правила застосовуються щодо інцидентів, пов’язаних із небезпечними речовинами – 40 років з дати останнього запису.

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ЗАПИС

6 років.

ДЕКЛАРАЦІЇ З ПОДАТКУ НА ПРИБУТОК ТА ДЕКЛАРАЦІЇ З ПОДАТКУ НА ПРИБУТОК, ЗАПИСИ ПРО ПОДАТОК НА ПРИБУТОК ТА ЛИСТУВАННЯ З HMRC

3 роки після закінчення податкового року, якого вони стосуються

ЗАПИСИ HMRC: P60S, P45S ТА БУДЬ-ЯКІ ОФІЦІЙНІ ЗВІТИ ДО HMRC

6 1 рік після закінчення податкового року, якого вони стосуються

ЗАПИСИ ЩОДО ДІТЕЙ ТА ДОРОСЛИХ МОЛОДІ

До досягнення ними 21 року

ЗАПИСИ ЩОДО ДОРОСЛИХ КЛІЄНТІВ (УСІ ПОСЛУГИ)

6 років після закінчення служби

СПІВРОБІТНИКИ ТА ВОЛОНТЕРИ

ФОРМИ ЗАЯВ ТА ІНТЕРВ’Ю – ДЛЯ НЕВДАЧНИХ КАНДИДАТІВ

1 рік після того, як кандидата було повідомлено про те, що він не пройшов.

ОЦІНКИ ЗГІДНО З ПРАВИЛАМИ ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я ТА БЕЗПЕКИ ТА ЗАПИСИ КОНСУЛЬТАЦІЙ З ПРЕДСТАВНИКАМИ ТА КОМІТЕТАМИ З БЕЗПЕКИ

Постійно

ІМІГРАЦІЙНІ ПЕРЕВІРКИ

2 роки після закінчення трудових відносин

СХВАЛЕННЯ ПОДАКІВ/HMRC: ПОСТІЙНІ ВИНЯТКИ, НАДАНІ RASASC

Постійно

ДЕТЕГЕНСТВО/УСИНОВЛЕННЯ/БАТЬКІВСЬКА/СПІЛЬНА ВІДПУСТКА ПО ДОГЛЯДУ БАТЬКІВ

3 роки після закінчення податкового року, в якому закінчується період виплати по вагітності та пологах/всиновленні/батьківському/спільному батьківському догляду

АВТОМАТИЧНИЙ ЗАПИС НА ПЕНСІЮ

6 років, за винятком повідомлень про відмову, які повинні зберігатися протягом 4 років.

ОСОБОВІ СПРАВИ ТА ЗАПИСИ ПРО НАВЧАННЯ

6 років після припинення роботи.

ІНФОРМАЦІЯ ПРО СКОРОЧЕННЯ, РОЗРАХУНКИ ВИПЛАТ, ПОВЕРНЕННЯ КОШТІВ, ПОВІДОМЛЕННЯ

3 роки після закінчення податкового року, якого вони стосуються

ЗАПИСИ ЗАРПЛАТИ, ВКЛЮЧАЮЧИ НАДУРАЧНУ РОБОТУ, ВИТРАТИ ТА БОНУСИ

3 роки після закінчення податкового року, якого вони стосуються

КЕРІВНИЦТВА СТАРШОГО КЕРІВНИЦТВА (ОСІБ, ЩО ВХОДЯТЬ В КОМАНДУ ВИЩОГО КЕРІВНИЦТВА АБО ЇХ ЕКВІВАЛЕНТ)

Назавжди для історичних потреб

ЗАКОРДЕННЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЇ ВИПЛАТИ ЛІКАРНЯНИХ, РОЗРАХУНКИ, СЕРТИФІКАТИ, САМОСЕРТИФІКАТИ

6 років після припинення роботи.

ПРОТОКОЛИ ДОВІРНИКІВ

Постійно